אחד הדברים החשובים ביותר בניהול עסק וכאשר קיים מידע אישי שאיננו רוצים לחשוף הוא להשתמש במגרסה. המגרסות שקיימות במספר סוגים מאפשרות למנהלי העסקים לאבטח את המידע ולשלוט בכל האינפורמציה כך שהיא תגיע אך רק לאנשים שמורשים לקרוא אותה. המידע שיש לגרוס יכול להיות: רשימות של לקוחות, מספרים של כרטיסי האשראי שלהם, מידע רפואי, מידע משפטי, מידע של חברות תוכנה, מידע של פסיכולוגים ורואי חשבון ומסמכים נוספים, כמובן שהמגרסות מהוות כלי חשוב ביותר עבור המסגרת הצבאית. ישנם חוקים ברורים שקובעים בדיוק איך צריך לגרוס את המסמכים, החוקים כוללים בין היתר את אופן ההשמדה ואת האבטחה הנחוצה.
מה חשוב לבדוק כאשר בוחרים מגרסה?
כאשר בוחרים מגרסות נייר - בין אם מדובר על מגרסה שמיועדת לעסק או על מגרסה אישית משרדית שנחוצה לאנשי מקצוע שעובדים מהבית יש לוודא שהמגרסה מאובטחת ומכילה אפשרויות שונות של גריסה מתקדמת ובטוחה, בצורה זו יהיה ניתן להשמיד את המסמכים באופן טוטאלי ולמנוע מצבים בהם אנשים מחטטים באשפה וגורמים לנזקים.רמת האבטחה של המגרסה תלויה בשיטת הגריסה – מגרסה שרמת האבטחה שלה בינונית למשל תחתוך את המסמכים השונים לרצועות בעוביים שונים. ניתן למצוא גם מגרסות שחותכות את המסמכים בצורת שתי וערב – מגרסות אלו מאובטחות יותר ויוצרות פחות לכלוך כך שניתן לאכסן את הלכלוך בצורה פשוטה. מגרסות חזקות יוכלו לגרוס גם כרטיסי אשראי וחומרים נוספים. נוסף על כך, יש לבחור במגרסה בהתאם לתדירות השימוש, מספר הדפים שיש לגרוס (פחות או יותר), מספר העובדים שישתמשו בה ומחיר המגרסה.
בחירת החברה הנכונה
את מהגרסה יש לרכוש מחברה מקצועית ואמינה שמקפידה לתת מענה במקרה הצורך. חברה מקצועית תספק ייעוץ אמין שיסייע לבעל העסק לבחור במגרסה המתאימה, תספק שירותי תמיכה טכנית והדרכה, שירותי התקנה וחיבור לרשת המקומית, התקנה של תוכנות הפעלה, תמיכה טלפונית במקרים של תקלות, אספקה של חומרים שונים וחלקי חילוף וביקור טכנאי מקצועי ומנוסה במקרה של תקלות או טיפולים מונעים.
יתרונותיה של מגרסה איכותית וחשיבות הנחיית העובדים
מגרסה מקצועית ומתקדמת תאפשר למשרד לשמור על רמת אבטחה גבוהה ולמנוע חשיפה של מידע שעלול לפגוע בעסק. כמו כן, תסייע המגרסה בצמצום הפסולת שמצטברת במשרד. חשוב מאוד לבחור בחברה מקצועית שמשווקת מדפסות איכותיות, מעניקה שירות במידת הצורך וגובה מחירים הוגנים עבור המגרסות השונות. על בעל העסק להכשיר את עובדי המקום שמורשים לעבוד עם המגרסה כך שידעו כיצד להשתמש בה ויוכלו לעבוד איתה בצורה נכונה ובטיחותית.אנו ממליצים לכל בעל עסק – בין אם מדובר על עסק גדול, בינוני או קטן לרכוש מגרסה מקצועית שתענה על צרכיו ותבטיח שמירה על המידע הסודי של העסק. מגרסה איכותית תשמור על דיסקרטיות, תפחית את כמות הפסולת ותעניק לכל עובדי העסק ולבעליו שקט נפשי.
