תוכנה מתאימה למשרד- הכלי הראשון החשוב ביותר הוא תוכנה לניהול משרד המתאימה לסביבה הממוחשבת שלכם. תוכנה טובה היא כזאת שמכילה את כל מה שאתם זקוקים לו לניהול מוצלח כמו למשל תוכנת שעובדת בתלת מימד לאדריכלים, או תוכנה שמסדרת הזמנות ומלאי למרכזים לוגיסטיים. וודאו כי התוכנה מכילה גם תוכנה להנהלת חשבונות, ובכך לא תעמיסו על הסביבה הממוחשבת שלכם.שעון נוכחות מתקדם – חשוב שאת שעון הנוכחות הישן או את רישום השעות הידני יחליף שעון נוכחות מתקדם. כיום ישנם שעוני נכוחות שהם בעצם אפליקציות חכמות לניהול זמן. באמצעות שעון חכם ניתן לאמוד זמני עבודה, העובדים יכולים לקבל דוחות ועדכונים בנוגע לשעות שלהם וסידורי העבודה שלהם, עובדי שטח יכולים להחתים שעון ולתעד את השעות שלהם מחוץ למשרד, כאשר שעון הנוכחות ניתן לגישה מכל מקום דרך הסמארט פון והוא עוזר לנהל את הזמן בצורה טובה יותר, לחסוך בכסף ומשאבים.
אפליקציות חכמות – מלבד שעון הנוכחות חשוב שתורידו לסמארט פון או לטאבלטים שאתם עובדים עמם אפליקציות חכמות לניהול משרד. כיום ישנן אפליקציות שמסדרות את סדר היום בצורה חכמה ויעילה, תוך שישנם אפליקציות לניהול יומן, פתקי 'ממו' דיגיטאליים שמזכירים ביצוע משימות ועוד. בחרו כמה אפליקציות שאתם מתחברים אליהן ואל השירות שהם מאפשרות לכם.
מרכזייה טובה – עוד כדאי להתקין מרכזייה שמתאימה לניהול משרד. בשנים האחרונות ישנן מרכזיות חכמות שניתן לשלם עליהן תשלום חודשי נמוך, וליהנות משימוש יעיל במרכזייה ללא צורך בהתקנת חומרה או בהחלפת מספרים קיימים. באמצעות מרכזיות חכמות ניתן לשלוט בסמאטרפונים שבמשרד, תוך שמומלץ לחפש מרכזייה שבה שלוחות חכמות שקל לנתב ביניהן, וכזאת שתוכלו לגבות בה את כל המספרים, השיחות וההודעות.
גיבוי – חשוב לגבות את כל הציוד הממוחשב במשרד. בין אם אתם בוחרים בגיבוי בטכנולוגיית ענן לבין אם אתם מחליטים לבחור גיבוי שמתאים באופן ספציפי לסוג העבודה שלכם: חשוב כי תבצעו גיבוי תמידי שבו אתם לא צריכים לגבות את כלל המחשבים הניידים והטבלטים שלכם בכל סוף יום. גיבוי טוב הוא כזה שיסייע למשרד שלכם להתאושש מכל אסון, מפגע, התקפת וירוסים וכל מה שעלול לשבש או למחוק את החומר שיש לכם במחשבים ובניידים. חשוב להתאים את הגיבוי לצרכים שלכם ולדאוג שגם הגיבוי יהיה חכם ומתקדם.
לסיכום, ישנם עוד טיפים שיכולים לעזור לך לנהל את המשרד להצלחה בצורה יותר נכונה. שעון נוכחות הוא אחר מהם והוא החשוב ביותר לחסכון, ניהול זמן ומעקב טוב יותר אחר המתבצע.
בנוסף השתמשו בשאר הכלים שהצגנו כאן, ותוכלו ליהנות מניהול טוב יותר של המשרד שלכם ובסופו של דבר - ניהול מוצלח יותר של זמנכם בעבודה ואפילו בחייכם הפרטיים!
